Làm chủ năng suất với ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower là một mô hình và cách suy nghĩ giúp bạn tập trung năng lượng và thời gian có hạn của mình vào những công việc quan trọng và cần kíp nhất. Đây cũng là chiến lược hữu ích khi bạn muốn tinh giản danh sách những mục tiêu thông minh của mình.

Dwight Eisenhower có lẽ là “thánh” năng suất nếu nói theo ngôn ngữ của người trẻ hiện nay. Tức là ông đã đạt được rất nhiều thứ trong quãng đời sống và làm việc của mình.

Dwight Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, phục vụ hai nhiệm kì từ 1953 tới 1961. Trong nhiệm kì của mình, Eisenhower từng phát động những chương trình làm tiền đề cho sự ra đời của Internet (DARPA), tổ chức khám phá không gian (NASA) và việc sử dụng các nguồn năng lượng thay thế một cách hoà bình (Đạo luật Năng lượng Nguyên tử). Trước đó, ông từng là một vị tướng năm sao trong Quân đội Mỹ, chịu trách nhiệm chỉ huy các Lực lượng Đồng minh ở Châu Âu trong Thế chiến II. Ông cũng từng là Tư lệnh tối cao của NATO và Hiệu trưởng Đại học Columbia.

Làm thế qué nào để ông ấy làm được nhiều việc như thế?

Những quyết định khẩn cấp nhất hiếm khi là những quyết định quan trọng nhất.

Dwight Eisenhower

Eisenhower đã sử dụng một công cụ đơn giản giúp ông không bao giờ nhầm lẫn giữa việc quan trọng và việc cần kíp được gọi là Ma trận Eisenhower. Đây đã trở thành công cụ giúp bao nhiêu người ưu tiên thứ tự việc làm của họ. Bạn có thể vẽ nó trên một tờ giấy trắng và bắt đầu sử dụng nó ngay hôm nay.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower chia làm bốn phần để giúp bạn phân loại công việc trước mắt:

• Khẩn cấp và quan trọng (bạn sẽ làm ngay lập tức).
• Quan trọng, nhưng không khẩn cấp (bạn sẽ lên lịch để làm sau).
• Khẩn cấp, nhưng không quan trọng (bạn sẽ ủy quyền cho người khác).
• Không khẩn cấp cũng không quan trọng (bạn sẽ loại bỏ).

Ma trận Eisenhower giúp bạn ưu tiên việc sử dụng thời gian của mình. Giá trị thực của công cụ là cách nó giúp bạn phân biệt đâu là quan trọng và đâu là khẩn cấp. Như Eisenhower đã nói, “điều quan trọng hiếm khi khẩn cấp và điều gì khẩn cấp hiếm khi quan trọng.”

Sự khác biệt giữa khẩn cấp và quan trọng

Các công việc khẩn cấp đòi hỏi sự chú ý ngay lập tức hoặc càng sớm càng tốt. Những công việc này rất vô cùng, có thể là trả lời email và gọi lại cuộc gọi điện thoại, nộp bản báo cáo sắp đến hạn sau 20 phút.

Những nhiệm vụ khẩn cấp thường khiến chúng ta phản ứng lại. Chúng ta căng thẳng, chịu áp lực. Thời gian trôi qua càng làm tăng sự khẩn cấp của chúng. Do đó, chúng ta hiếm khi suy nghĩ một cách lạc quan hoặc thậm chí hiếm khi suy nghĩ. Vì vậy… chúng ta nhanh nhảu và gấp rút. Do vội vàng, chúng ta thường đưa ra những quyết định không tốt. Những quyết định sẽ gây ra hậu quả trong tương lai và phá hủy năng suất làm việc. Không có gì làm giảm năng suất hơn việc phải đi giải quyết những sự cố do những phản ứng nhanh và vội vàng đưa ra quyết định.

Các nhiệm vụ quan trọng giúp ta tiến lên phía trước. Đó là những điều ta muốn hoàn thành, đưa ta đến những mục tiêu quan trọng nhất của mình. Những nhiệm vụ này yêu cầu sự chú ý và tập trung hoàn toàn.

Hầu hết chúng ta đều có xu hướng thực hiện những gì khẩn cấp nhất trong ngày hôm nay. Khi những việc này xong xuôi (trong hôm nay), ta vô tình lại tạo ra những việc khẩn cấp cho ngày mai. Cứ thế cứ thế tạo ra vòng luẩn quẩn mà chưa cân nhắc những gì thiết yếu cho mục tiêu của bạn đã được thực hiện hay chưa.

Áp dụng Ma trận Eisenhower vào thực tế

Có một câu trích dẫn rất hay:

There is no code faster than no code.

Kevlin Henney

Tức là, không có dòng lập trình nào nhanh hơn việc không phải lập trình. Để đạt được năng suất và hoàn thành những thứ nằm trong to-do list của bạn thì tốt nhất là gạch nó đi (những việc không cần kíp và không quan trọng).

Ma trận Eisenhower giúp loại bỏ gần như mọi thứ để bạn có thể tập trung vào việc sử dụng thời gian trong ngày một cách tốt nhất. Cụ thể:

1. Bỏ tất cả các nhiệm vụ không quan trọng và không cấp bách không mang lại năng lượng cho bạn.
2. Sắp xếp các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp vào lịch của bạn. Chặn 60-90 phút mỗi ngày trong thời gian tốt nhất của bạn và không ai hay việc gì có thể đụng tới khoảng thời gian này. Đây là lúc bạn tạo ra giá trị.
3. Làm những công việc quan trọng và khẩn cấp tiếp theo. Chúng cũng nên được lên lịch. Khi bạn có quá nhiều nhiệm vụ vừa cần, vừa khẩn, đó là dấu hiệu để lùi lại và suy nghĩ. Có gì đó không ổn đúng không?
4. Bàn giao lại những nhiệm vụ cấp bách nhưng không quan trọng. Những thứ này đòi hỏi sự chú ý nhưng không phải từ bạn! Thuê một trợ lý bán thời gian. Ủy quyền cho ai đó trong nhóm của bạn.

Ví dụ cá nhân của mình cho ngày hôm nay:

Thử chia một ngày của bạn thành ba phần bằng nhau. 

Phần đầu tiên là thời gian tốt nhất trong ngày của bạn. Đặt điều này vào cơ hội lớn nhất của bạn (quan trọng và không khẩn cấp), lên kế hoạch cho nó. Phần tiếp theo là nội dung quan trọng và khẩn cấp. Phần cuối cùng dành cho tất cả các nhiệm vụ khẩn nhưng không quan trọng mà bạn không thể ủy quyền hay bàn giao cho ai, chẳng hạn như các cuộc họp. 

Trong thực tế, chúng ta thường làm ngược lại những điều trên. Những công việc khẩn nhưng không quan trọng, ví dụ như các cuộc họp, chiếm trọn buổi sáng của chúng ta. Các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp được thực hiện trong khoảng thời gian ngắn giữa các cuộc họp và buổi chiều, lúc mà năng lượng và sự tập trung đã giảm sút. Và chỉ khi mọi người đã rời văn phòng và kiệt quệ về tinh thần thì chúng ta mới có thời gian cho những việc quan trọng và không khẩn cấp.

Nếu bạn muốn nâng cao năng suất của mình, hãy đầu tư thời gian tốt nhất trong ngày của bạn cho cơ hội lớn nhất chứ không phải vấn đề lớn nhất.

Shane Parrish

Disclaimer: Dịch từ chia sẻ gốc Eisenhower Matrix: Master Productivity and Eliminate Noise

---

Trang blog được thành lập và quản lý chỉ bởi một người (chính mình). Nếu bạn thích bài viết này hoặc muốn ủng hộ blog của mình, cách tốt nhất là kể về nó hoặc chia sẻ với bạn bè hay những người xung quanh mà bạn cho là bài viết này có thể hữu ích cho họ. Cheers 😉