Một trong số những chủ đề mà nhúm độc giả thân yêu của mình quan tâm đó là cách mình quản lý thời gian cá nhân để có thể vẫn cân bằng chuyện công sở và vẫn có thời gian thực hiện những dự án riêng của bản thân như là việc upskill hay viết blog này.
Time management có lẽ là từ khoá không còn xa lạ gì với các bạn nữa rồi nên mình sẽ chỉ chia sẻ những cách mà mình đã áp dụng và đúc kết riêng cho mình để thay đổi tư duy và cách phân bổ thời gian cá nhân, để mình có thể sống và làm việc một cách không vội vã thôi nhé.
Nhận ra thời gian của bạn là có hạn
Để quản lý bất cứ một thứ gì chúng ta cần phải hiểu nó. Quỹ thời gian của mỗi người trong ngày chỉ vỏn vẹn có 24 giờ. Trong đó ít nhất cần ra thời gian cho những nhu cầu tối cần thiết như ăn, ngủ, vệ sinh…Hoặc cộng thêm những việc cố định mà bạn không thể tránh, ví dụ như chăm con, cho con đi học v.v. (với những ai có con). Ngoài những thời gian đó ra thì bạn chỉ còn lại một số (24-x) giờ nhất định.
Giả sử, bạn có n số hạng mục việc cần làm trong một ngày, thì bạn sẽ phân bổ ra sao?
Đặt câu hỏi như vậy là để nhận ra:
- Để biết cách phân bổ thời gian cho từng hạng mục, bạn cần biết thêm biến số z – mất bao nhiêu thời gian để làm từng hạng mục đơn lẻ nói trên? Phải áng chừng hay đo lường được thông tin này để biết cách sắp xếp những đầu việc theo thứ tự ưu tiên và sự quan trọng của chúng, tránh chồng chéo lên nhau.
- Mỗi người có một quỹ thời gian khác nhau nên sẽ không bao giờ có 1 công thức chung cho tất cả mọi người, mọi lời khuyên, chỉ là để bạn tham khảo 😉
Làm việc một cách có chủ đích
Mỗi một ngày thức dậy, bạn bắt đầu các công việc như thế nào? Ngồi vào bàn làm việc rồi mới bắt đầu sắp xếp lại, hay thấy tờ note-it nào trước thì làm việc đó trước? Không có một kế hoạch cụ thể thường khiến người ta thực hiện công việc một cách không có chủ đích và không có mục tiêu nhất định.
Vì vậy việc lên kế hoạch hay một danh sách những việc cần làm trong ngày mà tốt nhất là kế hoạch đó nên được lập trước, rất quan trọng để không phung phí thời gian khi bạn thực sự bắt tay vào làm một cái gì đó. Bạn hoàn toàn có thể đặt hẳn một khoảng thời gian riêng ra chỉ để dành cho việc sắp xếp và lên danh sách những việc cần làm (plan the plan! – lên kế hoạch cho kế hoạch). Thà như vậy còn hơn ngồi vào bàn làm việc mà chưa có chủ đích nhất định.
Cách lên danh sách những việc cần làm, tốt nhất nên dựa theo tầm quan trọng và sự ưu tiên của chúng. Ví dụ như đây là cách cựu tổng thống Mỹ Dwight Eisenhower sắp xếp công việc của ông ấy, và đây là cách mình dùng để đo lường tầm quan trọng và sự ưu tiên của mọi việc.
Quản lý cả năng lượng, không gian, chỗ nào làm việc đó
Nếu bạn nhận ra, mình làm việc tốt hơn ở phòng làm việc tại nhà, hay là ra quán cà phê ngồi với những tiếng ồn nhẹ nhàng, hay là trong văn phòng với nhạc jazz v.v… thì tốt nhất nên ghi chép lại những thông tin này và cố gắng chỉ làm một số việc nhất định trong một số không gian nhất định.
Mỗi một không gian (ambience) sẽ đưa tới cho mỗi người một nguồn năng lượng khác nhau. Việc biết được điều này sẽ giúp cho bạn quản lý năng lượng phù hợp hơn. Thời gian, không gian và năng lượng luôn có sự liên kết với nhau. Nên để việc quản lý thời gian được hiệu quả, cũng nên biết được những không gian làm việc nào đưa tới cho bạn năng lượng cao nhất.
Trong khoảng thời gian đại dịch Covid-19 xảy ra, việc làm cho mình thấy hiệu quả nhất trong quản lý thời gian hàng ngày đó là sắp xếp một chỗ nhất định cho mọi việc. Tức là – mình chỉ ăn ở trên bàn ăn, chỉ học hay đọc sách ngoài ban công, chỉ làm việc trên bàn làm việc, chỉ dùng phòng ngủ để ngủ, chỉ tập yoga trong một góc ở phòng khách…. Có những không gian nhất định này khiến mình phân bổ được năng lượng, và theo đó là thời gian, không làm việc một cách lung tung, chỗ nào làm việc đó giúp mình hiệu quả hơn rất nhiều.
Ngoài ra, trong vòng 1 ngày, năng lượng của bạn cũng thay đổi theo thời gian.
Rất quan trọng để bạn thử nghiệm và khám phá xem bạn thường có năng lượng cao nhất vào lúc nào, bạn là một chú cú đêm hay là một chú chim non buổi sớm. Nếu là chim thì có thể dành những lúc buổi sáng để làm những việc cần sự tập trung và sức sáng tạo của bạn nhất, nếu là cú thì ngược lại.
Sau đây là một infographic rất hữu ích từ Đại học Syracuse chỉ ra những khoảng thời gian nào phù hợp nhất cho tuýp người thích dậy sớm hay tuý người thích thức muộn.
Giờ nào làm việc đó, loại bỏ sự phân tâm
Tất nhiên sau khi đã có không gian, và kế hoạch, thì việc quan trọng nhất vẫn là sử dụng thời gian của bạn vào đúng mục đích. Giờ nào làm việc đó.
Giờ dành ra cho sức khoẻ, hãy chú tâm vào sức khoẻ. Giờ làm việc, thì đừng lướt Mương14 hay youtube (trừ khi công việc của bạn cần youtube). Tan sở về nhà, thì hãy chú tâm vào cuộc sống riêng chứ không phải công việc. Thậm chí, nếu bạn lên kế hoạch cho thời gian để “chơi” hay thư giãn, hãy sử dụng nó trọn vẹn cho cuộc chơi đó, đừng để công việc hay những lo toan khác chiếm lĩnh tâm trí.
Để giờ nào làm được việc đó, và thực sự tập trung, thì cần loại bỏ hết những thứ làm cho bạn phân tâm. Mình đã thử áp dụng những mẹo sau mà cá nhân mình thấy rất hữu dụng:
1. Phương thức Pomodoro
Đây là phương thức quản lý sự tập trung một cách rất hiệu quả, bằng việc chia thời gian làm việc ra thành nhiều hiệp có thời lượng là 25 phút, với vài phút nghỉ giữa các hiệp. Thường thì sau 4 hiệp Pomodoro chúng ta nên dành ra khoảng nghỉ dài hơn, tầm 20 phút, để ra ngoài đi dạo, ăn nhẹ hay tập những bài tập giãn cơ. Dần dà khi phương thức này được sử dụng nhiều, người ta đã điều chỉnh thời lượng làm việc sao cho phù hợp với khả năng tập trung của mỗi người, ví dụ như của mình sẽ là hiệp tập trung tầm 40-50 phút với thời gian nghỉ 10 phút giữa hiệp.
2. Khoá ứng dụng
Có ai đang làm như thế này không: Dù đang ăn, nghỉ, xem tivi, hay nói chuyện với người khác, chúng ta cứ vài giây lại giơ tay sờ điện thoại.
Mình cũng từng như vậy, cho tới khi mình mở đi mở lại 1 cái app và phát hiện ra chả có notification gì trong một cách vô thức. Sau đó mình đã thử 2 cách.
Cách thứ nhất là mình cài đặt một app khác để khoá ứng dụng – tương tự như các ông bố bà mẹ hay khoá ứng dụng cho trẻ con để nó không lên nghịch điện thoại của bạn ý. Mình khoá ứng dụng cho mình, chỉ để buổi tối hay làm xong việc theo kế hoạch rồi mới được cầm đến điện thoại.
Cách thứ hai là mình khoá luôn điện thoại vào một nơi khác. Như ngăn kéo hay 1 cái hộp để quản lý tập trung. Cái hộp này mình thấy trên Amazon, rất hiệu quả. Vì sau khi cất điện thoại đi 1 chỗ khác thì bạn dần dà không còn cảm thấy cần thiết phải nhấc nó lên nữa.
Cách nào cũng tốt nhưng cuối cùng thì mình đã stick với cách thứ hai vì đơn giản là xa mặt thì cách lòng. Những thứ mình không thấy sẽ không khiến cho mình bị phân tâm nữa.
3. Đặt giới hạn cho công việc (timeboxing)
Khi đặt giới hạn thời lượng cho công việc là tiềm thức của bạn cũng tự hành động theo để tự quản lý sao cho số lượng công việc phù hợp với khoảng thời gian đó. Tất nhiên sau một vài lần làm quá lố thời gian, bạn sẽ từ từ nhận ra cách điều chỉnh để lần sau đặt một giới hạn thực tế hơn. Còn nếu bạn đặt ra một thời lượng quá xông xênh, bạn cũng sẽ nhận ra là công việc luôn thường nở ra để chiếm hết số lượng thời gian ấy. Nói túm lại là bạn sẽ học được cách ước lượng thời gian cho mọi việc rất tốt sau một lần thử phương pháp timeboxing này.
Kĩ thuật này hay được sử dụng trong Agile hay là Scrum khi mà mọi hoạt động trong Scrum đều được timeboxed hay còn gọi là đặt giới hạn. Hãy nghiên cứu lại từng hoạt động bạn đang muốn thực hiện và bắt đầu thử giới hạn thời gian dành cho chúng xem sao nhé.
4. Sử dụng thời khoá biểu
Đúng, các bạn không đọc lầm đâu. Thời khoá biểu, như khi chúng ta còn đi học phổ thông vậy. Các bạn chắc chắn đã nhìn thấy cái lịch (calendar) của mình khi đi làm, đi họp rồi đúng không. Vậy hãy mở rộng nó ra cho cả khoảng thời gian từ lúc mở mắt ra cho tới khi nhắm mắt lại đi ngủ trong một ngày. Nếu được hãy mang theo hoặc treo nó ở chỗ nào dễ nhìn thấy nhất hoặc dùng luôn lịch trong điện thoại để nhắc nhở.
Từ ngày sử dụng thời khoá biểu, mình thấy hữu ích nhất là mình thường không lãng phí những khoảng thời gian được nghỉ vì nếu chỉ cần trượt tay lướt instagram quá đà là đã lố sang thời gian của việc khác. Và mình thấy nó giúp mình nhận ra khoảng thời gian chúng ta dành cho giấc ngủ là quan trọng như thế nào.
5. Sử dụng sổ tay (và gạch đi)
Dù chúng ta có lên kế hoạch hoàn hảo thế nào và sử dụng lịch hay thời khoá biểu để sắp xếp một ngày của mình như thế nào thì cũng có những việc xảy ra đột xuất cần tới sự quan tâm của bạn ngày hôm đó. Hãy viết chúng ra vào một danh sách khác. Mình dùng sổ tay, để tới cuối ngày mình được gạch những đầu mục đó đi và cảm giác rất khoan khoái khi mình đã hoàn thành chúng. Mỗi một hạng mục bạn hoàn thành sẽ tạo động lực cho bạn cảm thấy tích cực và cảm thấy thời gian mình bỏ ra là xứng đáng và hiệu quả. Động lực là gì và làm thế nào để có được động lực, mình chia sẻ ở đây nhé.
6. Thực tập thiền
Mình cảm thấy cho dù một ngày của mình có bận rộn đến đâu, nếu chỉ cần dành ra 5 phút cho việc thực tập thiền hay thực hành mindfulness cũng khiến cho mình có khả năng tập trung tốt hơn trong ngày hôm đó rất nhiều. Dần dà sự tập trung và trọn vẹn với việc mình làm trong từng giây phút đã trở nên nhiều và liên tục hơn. Năng lực tỉnh thức cũng giúp mình nhận ra tầm quan trọng của thời gian và trân quý từng phút giây, cho dù lúc đó mình đang chọn làm gì đi chăng nữa.
Trên đây chỉ là những phương thức mình tự đúc kết ra cho cá nhân, có thể nó sẽ chả đúng với ai cả vì nó không phải là phương thức khoa học đã được nghiên cứu và kiểm nghiệm. Các bạn có những mẹo gì trong việc quản lý thời gian của chính mình hay có đồng tình với các mẹo trên không? Hãy chia sẻ kinh nghiệm của bạn hoặc gửi cho mình những phản hồi để mình chỉnh sửa nội dung blog trong những bài tiếp theo nhé!
Trang blog được thành lập và quản lý chỉ bởi một người (chính mình). Nếu bạn thích bài viết này hoặc muốn ủng hộ blog của mình, cách tốt nhất là kể về nó hoặc chia sẻ với bạn bè hay những người xung quanh mà bạn cho là bài viết này có thể hữu ích cho họ. Cheers 😉
